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Das PIM-System stellt sicher, dass alle Daten von einer Plattform aus verwaltet und über alle Kanäle verteilt werden können. Dies ist notwendig, da die Menge an Produktdaten in den letzten Jahren erheblich zugenommen hat. Das liegt zum einen am Long-Tail-Ansatz, bei dem Webshops auch immer mehr Artikel anzeigen, die sie selbst nicht auf Lager haben, sondern von Lieferanten geliefert werden. Zum anderen, weil Verbraucher möglichst viele relevante Informationen wünschen, bevor sie einen Kauf tätigen. Mit nur einer prägnanten Produktbeschreibung kommt man heute nicht mehr zurecht. Kunden möchten außerdem verschiedene Fotos, Anleitungsvideos und vielleicht sogar Alternativen oder Kombinationsartikel des Produkts sehen.
Viele Unternehmen kommen ihren Kunden in dieser Hinsicht zunehmend entgegen. Eine Gefahr besteht jedoch darin, dass die Produktinformationen in verschiedenen Systemen gespeichert sind, was zu fragmentierten Informationen führt. Das Auffinden und Verwenden der gewünschten Daten nimmt nicht nur mehr Zeit in Anspruch, sondern erhöht auch die Fehlerwahrscheinlichkeit. Produktinformationsmanagementsysteme bilden daher zunehmend das zentrale Bindeglied zwischen den verschiedenen Systemen, wie zum Beispiel dem Buchhaltungsprogramm und dem Online-Marktplatz.
ERP- und PIM-Systeme ähneln sich, da beide die Art und Weise automatisieren, wie Sie etwas verkaufen. Der Unterschied zwischen einem ERP- und einem PIM-System besteht jedoch darin, dass ERP hauptsächlich aus administrativer Sicht und PIM aus Marketingsicht gedacht wird. Beispielsweise konzentriert sich ERP auf die Verarbeitung von Transaktionsdaten. Es automatisiert einmalig auftretende Daten und durchläuft immer die gleichen Schritte. Denken Sie an den Produktpreis, Spezifikationen und Variablen wie den Lagerbestand. Nach der Bestellung wird beispielsweise ein Kommissionierauftrag, ein Frachtbrief und anschließend eine Rechnung ausgestellt. Ein PIM-System bietet keinen Buchhaltungsprozess, sondern ist eine Marketinganwendung ohne Transaktionsdaten. Beim Product Information Management werden die zusätzlichen Produktinformationen erfasst und an Kanäle wie einen Webshop, in einen Ordner oder als Katalog an eine Vergleichsseite verteilt.
Ein ERP stellt alle Daten bereit, um einen Verkauf aus buchhalterischer Sicht zu realisieren und alle Schritte sind für jeden klar. Anders wird es, wenn wir uns die Informationen zum Produkt ansehen. Über die Vermarktung eines Produkts kann es leicht zu Meinungsverschiedenheiten kommen. Denken Sie an die Notwendigkeit oder den Nutzen von Anreicherungen wie Produktvideos, besonders ausführlichen Beschreibungen oder anderen Produktinformationen. Sie können die Auswahl zwischen der Art und Weise, wie Sie jedes Produkt verwalten, aufzeichnen. Beispielsweise können Sie Artikel, die Sie häufig verkaufen, mit zusätzlichen Inhalten anreichern, weil Sie diese Produktionskosten amortisieren, nicht jedoch bei Long-Tail-Artikeln, die Sie höchstens einmal im Jahr verkaufen.
In einer kleinen Organisation können Sie dies leicht selbst entscheiden, aber in komplexen Organisationen ist die Verwaltung Ihrer Produktinformationen eine Welt für sich. Auch bei der Verteilung von Produktinformationen kann ein PIM-System eine Rolle spielen. Zum Beispiel, dass Sie bestimmte Anreicherungen in Ihrem eigenen Webshop verwenden möchten, diese aber nicht mit einer Online-Vergleichsseite teilen möchten. Darüber hinaus ist es möglich, dass die Vertriebsabteilung Produkte anders beschreibt als die Einkaufsabteilung oder dass die Marketingabteilung Produkte lieber nach bestimmten Themen anzeigt, als in der Reihenfolge, die sich aus dem ERP ergibt. Mit PIM können Sie nicht nur die Produktdaten eindeutig machen, sondern auch alle zusätzlichen Produktinformationen verwalten.
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